Odprti prostor: Preprosta metoda za kompleksne izzive

Objavljeno: 17. aprila 2024

Učinkovita, participativna moderacijska metoda za vodenje srečanj (lahko velike) skupine ljudi, ki imajo skupen izziv.

Veliko sem jo uporabljal pri svetovalnem delu. Celo če ni šlo formalno za metodo Odprtega prostora, sem delal v duhu te metode. Z veseljem delim.

Na kratko

Odprti prostor je učinkovita, participativna moderacijska metoda za vodenje srečanj velike skupine ljudi, ki imajo skupen izziv. Imenujemo jo tudi “energija dobrega odmora za kavo”.
Uporabljamo jo v situacijah, ko se skupina zelo različnih ljudi spoprime z zapleteno in morda tudi konfliktno temo.
Odprti prostor: nov projekt, nov izdelek/storitev, vizija, poslanstvo, iskanje novih rešitev, …

Kaj je metoda Odprtega prostora?

Odprti prostor je učinkovita, participativna moderacijska metoda za vodenje srečanj velike skupine ljudi, ki imajo skupen izziv. Imenujemo jo tudi “energija dobrega odmora za kavo”.
Uporabljamo jo v situacijah, ko se skupina zelo različnih ljudi spoprime z zapleteno in morda tudi konfliktno temo.

Hvala Harrisonu Owenu za to, da nam je dal metodo Odprtega prostora (ENG: Open Space Technology). Harrison je 16. marca 2024 končal svojo zemeljsko pot.

Odprti prostor poganjata predanost (strast) in pripravljenost udeležencev za prevzem odgovornosti. Sami vemo, da se brez teh dveh »motorjev« v življenju ne zgodi kaj zelo pomembnega, še posebno če je:

problem zelo kompleksen in obstaja možnost konfliktov,
za njegovo reševanje potrebno pridobiti veliko zelo različnih ljudi.

Na dogodek odprtega prostora ljudje pridejo prostovoljno, ker jih pritegne izziv, so pripravljeni prispevati k rešitvi ali se kaj naučiti.

Načela in zakon

V odprtem prostoru delujejo 4 načela, ki jih je na dogodku odprtega prostora treba upoštevati.

Kdorkoli pride, je prava oseba.
Ni pomembno koliko ljudi, niti ni toliko pomembno kdo pride (v pomenu statusa, položaja). Bolj cenimo kakovost medsebojnih interakcij in dobre pogovore, ki prinašajo sinergične rešitve.
Karkoli se zgodi, je edino, kar se je lahko zgodilo.
V procesu odprtega prostora ni potrebno skrbeti za to, kaj naj bi se zgodilo ali pa bi se moralo zgoditi. Pravo učenje in napredek ne prideta iz načrtovanih in predvidljivih situacij, pač pa iz spontanih, nepričakovanih dogodkov.
Če bi se vse dogajalo po naših predvidevanjih, bi bilo dolgočasno in nič se ne bi naučili. V odprtem prostoru tako cenimo trenutke presenečenja iz katerih rastemo in tudi rahlo kaotičnost samoorganiziranja ljudi.
Ko se nekaj začne, je to ravno pravi čas za začetek.
Vpliv tega načela je ponotranjiti sinergični duh in ustvarjalnost. Oba se ne menita za čas. Ko prideta, sta tu. Pojavita se v njunem času, takrat ko ju ne pričakujemo – in ta čas je pravi.
Ko je konec, je konec.
Ko zmanjka idej, končamo. Ni natančno predpisanega časa za delo. Ko smo izčrpali vse ideje in če smo naredili vse kar je treba, pač končamo. Ne vlečemo dogodka samo zato, ker smo načrtovali drugače. Ta zakon omogoča prihranek časa in preprečuje nejevoljo zaradi izgube časa.
Načelo pa ima tudi svoje nasprotje: če ni konec, ni konec. Torej, če je idej tudi po izteku predvidenega časa še veliko, z Odprtim prostorom nadaljujemo.
Zakon mobilnosti ali zakon dveh nog: “Če se znajdeš v situaciji, v kateri ne moreš nič prispevati ali se nič naučiti, uporabi svoji dve nogi in pojdi na bolj produktivno mesto.”
Zakon pomaga ohranjati prostovoljnost prihoda udeležencev in ne veže udeležence v skupine, kjer se ne počutijo koristni.

Kako v praksi poteka dogodek odprtega prostora?

Moderator skupaj s stranko izbere temo dogodka odprtega prostora in povabi ljudi. Pač po načelu: Kdorkoli pride, je prava oseba. Najbolje da je tema oblikovana provokativno in vabljivo, po možnosti naj bo usmerjena v prihodnost.
Udeleženci se usedejo v krog (krog je geometrija za dobro komunikacijo, kajne?). Moderator »odpre prostor« (ustvari varen prostor in čas) ter povabi udeležence, da odprejo specifične teme o katerih se pozneje pogovarjajo po skupinah (v več krogih).
Udeleženci pomembne zaključke pogovorov zapišejo. Zapise dobijo vsi udeleženci. Za zapisovanje pogosto uporabljamo wiki, ki omogoča sodelovanje udeležencev tudi pred in po dogodku.
Odprti prostor traja od enega do treh dni. Prvi dan je namenjen nabiranju idej, drugi dan poglobitvi tem in definiranju prioritet in tretji dan akcijskemu načrtu.

Možni so tudi krajši dogodki, ki so še bolj orientirani k nabiranju dobrih idej.

Moje izkušnje

Odprti prostor zagotavlja hitro in globoko vključenost udeležencev v delo. Med procesom udeleženci izredno živahno delujejo (izmenjujejo izkušnje, različne poglede, …) in kar je še bolj pomembno, hitro se učijo drug od drugega.
Metodo uporabljam za iskanje poslanstva in vizije v organizacijah in iskanju pomembnih razvojnih rešitev za podjetje (projekti v začetni fazi, iskanje novih izdelkov/storitev, uvajanje sprememb, izdelava strateškega načrta, reševanje kompleksnega problema, …).
Pokazalo se je, da je zavezanost udeležencev skupnemu poslanstvu, viziji in tudi vrednotam, ki se pokažejo v procesu, velika.
Na analitskih seminarjih sem metodo uporabljal tudi kot metodo za reševanje tehničnih problemov v laboratorijih (“Prinesi svoj problem”). Udeleženci so prinesli svoje probleme iz vsakdanjega dela v laboratoriju in skupaj smo jih v okolju odprtega prostora reševali – do globin katere smo zmogli.
Principe, ki vejejo iz načel in zakona odprtega prostora sem uporabljal pri vseh svojih svetovanjih in izobraževanjih, ter tudi v domačem in družbenem okolju.

Preprostost metode

Metoda je izredno preprosta. Avtor Harrison Owen svetuje moderatorjem metode naj se držimo pravila “manj je več”. To pomeni, da je treba opustiti prav vse, kar bi “zakompliciralo” izvedbo.
Prav vse pri izvedbi metode skušamo izvesti preprosto: vse napise naredimo na roko na naveden papir-nobenih barvnih izpisov, prizadevamo si, da se preprosto izražamo (preprost jezik in direktno k bistvu) in vse okoliščine pripravimo tako, da ljudje čim lažje opravijo svoj posel.

Bistvo metode

Ljudje – in ne tehnika
Rezultati – in ne izgled
Sinergija v medsebojnih interakcijah – in ne pretvarjanje

Dober video

Več o metodi

Prvotno objavljeno na blogu Preprostost

Tags: aleš čerin, metode, moderacija skupin, odprti prostor, voditelji, za voditelje